Betriebskosten sind laufende Kosten, die dem Eigentümer eines Gebäudes durch Instandhaltung bei der Vermietung entstehen. Die Betriebskosten sind zu unterscheiden von den Verwaltungskosten sowie den Kosten für die Instandhaltung und Instandsetzung.

Nach der gesetzlichen Betriebskostenverordnung (§ 2 BetrKV) darf ein Vermieter wiederkehrende Gebühren auf die Mietparteien in einem Mehrfamilienhaus anteilig umlegen. Dazu zählen folgende Posten: Wasserversorgung, Entwässerung, Wartung der Heizungsanlage, Straßen- und Gebäudereinigung sowie Müllbeseitigung und Ungezieferbekämpfung. Zu den Betriebskosten zählen auch die Beleuchtung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile, etwa in Hausfluren, Kellern und im Außenbereich, sowie die Schornsteinreinigung, etwaige Sach- und Haftpflichtversicherungen und die Kosten für den Hausmeister oder Hausmeisterdienst. Sofern ein Aufzug oder Garten vorhanden sind, dürfen auch die Gebühren für deren Instandhaltung umgelegt werden. Bei Mietern hat sich eher der Begriff Nebenkosten etabliert. Inhaltlich ist er mit dem Begriff Betriebskosten identisch.

Wichtige Angaben in der Nebenkostenabrechnung

Damit die Nebenkostenabrechnung des Vermieters wirksam ist, muss sie formellen Kriterien entsprechen. Andernfalls könnte der Vermieter den Anspruch auf eine Nachzahlung verlieren, wenn die tatsächlichen Betriebskosten die Vorauszahlungen der Mieter übersteigen. Grundsätzlich sollte eine Nebenkostenabrechnung folgende Kriterien erfüllen:

Bei der Angabe der Gesamtkosten reicht es aus, wenn bei der jeweiligen Nebenkostenart die Summe der Kosten als Gesamtbetrag angegeben ist, die der Vermieter auf die Wohnungsmieter der gewählten Abrechnungseinheit umlegt.

Eine weitere Voraussetzung ist die Angabe, wie die Gesamtkosten einer Nebenkostenart auf die jeweiligen Mieter verteilt werden. Dieser sogenannte Umlageschlüssel muss genannt werden. Denn es soll nachvollziehbar sein, in welchen Rechenschritten die Umlage der Betriebskosten erfolgt ist. So reicht zum Beispiel bei Nebenkosten, die nach der Wohnfläche umgelegt werden, die Angabe „Umlage nach Wohnfläche“.

Welchen Umlageschlüssel Vermieter verwenden dürfen, ergibt sich aus der Umlagevereinbarung mit dem Mieter. Wenn im Mietvertrag keine besondere Vereinbarung über die Verteilung der Nebenkosten getroffen wurde, ist nach § 556a BGB grundsätzlich der Umlageschlüssel der Wohnfläche auf alle verbrauchsunabhängigen Nebenkosten anzuwenden.

Letztlich muss aus der Nebenkostenabrechnung auch hervorgehen, welche Nebenkostenvorauszahlungen im Abrechnungszeitraum bereits geleistet wurden. Der Vermieter ist daher gut beraten, wenn er angibt, in welcher Höhe Vorauszahlungen auf die Nebenkosten zu leisten waren (Soll-Vorauszahlungen) und geleistet worden sind (Ist-Vorauszahlungen). Die Summe der Ist-Vorauszahlungen sind von den Gesamtnebenkosten abzuziehen. Ist die Soll-Vorauszahlung höher, hat der Mieter noch eine Nachzahlung zu leisten, ist sie niedriger, muss der Vermieter das Guthaben anteilig an den Mieter auszuzahlen.

Wichtig für Vermieter ist es, die Frist der Zustellung der Betriebskostenabrechnung zu wahren. Er muss sie immer binnen zwölf Monaten vorlegen. Für das abgelaufene Jahr 2017 wäre es beispielsweise dann der 31. Dezember 2018. Überschreitet der Vermieter diese Frist, muss er Beweise anführen, dass die Verspätung nicht durch ihn selbst verursacht worden ist, sondern zum Beispiel durch verspätet eingegangene Rechnungen.

Quellen:
www.mietrecht.org/nebenkosten/pflichtangaben-nebenkostenabrechnung/
www.nebenkostenabrechnung.com/mindestangaben-in-der-nebenkostenabrechnung/
Urteil der Jahresfrist der Zustellung: BGH VIII ZR 249/15