Eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) in einem aus Eigentumswohnungen bestehenden Mehrfamilienhaus ist gesetzlich dazu verpflichtet, einen Verwalter zu bestellen. Dieser muss für die Verwaltung und Instandhaltung sorgen sowie die Gemeinschaft gegenüber Dritten vertreten. Dazu gehört beispielsweise, Pflichtversicherungen abzuschließen sowie den Werterhalt und den Zugang zur üblichen Infrastruktur von Wasser, Strom und Telefon sowie Internet sicherzustellen. Für die Bestellung eines Verwalters ist es nötig, dass die WEG-Versammlung, oder der möglicherweise bestehende Verwaltungsbeirat, einen einfachen Mehrheitsbeschluss fasst und den Verwalter beauftragt.

Der entsprechende Vertrag definiert die Rechte und Pflichten des Verwalters gegenüber der WEG, die Mindestanforderungen definiert dabei das Wohneigentumsgesetz. So kann etwa auch eine unentgeltliche Verwaltung vereinbart werden. Dies ist allerdings meist nur dann möglich, wenn einer der Eigentümer in einer kleinen WEG-Gemeinschaft die Verwaltung selbst übernimmt. Agiert er dabei gewerblich, muss er dann jedoch wie ein professioneller Hausverwalter über einen Sachkundenachweis für Verwalter verfügen. In den meisten Fällen einigen sich die Vertragspartner auf eine Vergütung, die sich nach der Größe der Immobilie, der Anzahl der Wohnungen sowie den konkreten Aufgaben richtet.

Der Verwalter ist offizieller Vertreter der WEG und kann für diese beispielsweise Klageschriften oder Mahnungen rechtswirksam entgegennehmen. Darüber hinaus gibt es keinen einheitlichen Leistungskatalog für Verwalter. Das heißt, die einzelnen Aufgaben muss eine WEG mit ihrem Auftragnehmer direkt vereinbaren. Es ist unter anderem möglich, dass der Verwalter sich um Neuvermietungen kümmert – dafür müssen jedoch separate Verträge mit den einzelnen Wohnungseigentümern geschlossen werden.

Sachkundenachweis für gewerbliche Verwalter

Weitere grundsätzliche Regeln ergeben sich aus dem Wohneigentumsgesetz. So muss ein Verwalter etwa die Beschlüsse der WEG umsetzen und generell die Einhaltung der Hausordnung überwachen. Gleichzeitig ist er für eine ordnungsgemäße Verwaltung verantwortlich, was unter anderem die Abführung von Gebühren für Müll, Wasser oder die Umsetzung von Brand- und Sicherheitsvorschriften beinhalten kann. Ebenso gehören die Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums zu seinen Pflichten.

Das WEG-Gesetz bestimmt außerdem, für welchen Zeitraum ein Verwalter bestellt werden kann. Wird er das erste Mal für eine Eigentümergemeinschaft tätig, ist die Vertragslaufzeit auf drei Jahre begrenzt. Folgeverträge enden nach fünf Jahren beziehungsweise müssen dann erneuert werden. Dafür muss der Betreffende unter anderem nachweisen, dass er die gesetzlichen Mindestvoraussetzungen erfüllt. Zur Verlängerung des Sachkundenachweises eines gewerblichen Verwalters ist es beispielsweise nötig, innerhalb von drei Jahren 20 Stunden lang an Fortbildungen teilgenommen zu haben.