Die einmal jährlich vorgeschriebene Versammlung trifft die wichtigsten Beschlüsse in einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) und muss deshalb protokolliert werden. Damit sie von nicht anwesenden Eigentümern transparent nachvollzogen werden kann, verlangt das Wohneigentumsgesetz eine Niederschrift. Ein Wortlaut-Protokoll ist zwar nicht nötig, einige wichtige Details müssen Verwalter und Eigentümer dennoch beachten.

Beschlussfähigkeit, Versammlungsleiter und Wortlaut der Beschlüsse

Notiert werden Formalia wie Datum und Ort der Versammlung, Versammlungsleiter und Schriftführer sowie das Datum der fristgerechten Einladung, die beispielsweise auch im Protokoll einer Mitgliederversammlung von Vereinen nicht fehlen dürfen.

Besonders wichtig sind jedoch die Beschlüsse der WEG, die genauestens mitgeschrieben und anschließend wiedergegeben werden müssen. Die Rolle des Schriftführers darf also nicht unterschätzt werden. Sollten sich Fehler eingeschlichen haben, kann die Niederschrift zwar auf begründeten Antrag eines oder mehrerer Eigentümer nachträglich korrigiert werden, das ist aber mit zusätzlichem Aufwand verbunden.

Um den Inhalt des Besprochenen sowie den ordnungsgemäßen Ablauf der Versammlung zu bestätigen, müssen laut Gesetz stets zwei anwesende Mitglieder das Protokoll unterzeichnen. In der Regel sind dies der Versammlungsleiter und ein beliebiger weiterer Wohnungseigentümer, der ebenfalls anwesend war. Sollte ein Verwaltungsbeirat bestehen, muss dessen Vorsitzender ebenfalls die Richtigkeit des Protokolls bestätigen.

Protokoll hat nur begrenzte Beweiskraft – Beschlusssammlung ist wichtig

Trotz der Bedeutung des Dokuments für die internen Abläufe einer WEG hat das Versammlungsprotokoll vor Gericht nur begrenzte Beweiskraft. Das liegt unter anderem daran, dass es keine feste Regel gibt, wann eine Niederschrift der Versammlung vorliegen muss. Da eine Anfechtung des Protokolls jedoch nur innerhalb eines Monats möglich ist, sollte das Protokoll den Eigentümern laut Rechtsprechung eine Woche vor Ablauf dieser Frist zugestellt sein.

Darüber hinaus ist ein Verwalter gesetzlich verpflichtet, eine sogenannte Beschlusssammlung zu führen. Diese muss unmittelbar nach der WEG-Versammlung aktualisiert werden, und jeder einzelne Eigentümer hat ein Recht auf Einsicht. Auch bei Konflikten mit einem Verwalter kann das ein wichtiges Instrument sein, um die tatsächlichen Beschlüsse der Eigentümer nachzuweisen und gegebenenfalls durchzusetzen – im Zweifelsfall kann die Beschlusssammlung also noch wichtiger sein als die Niederschrift der WEG-Versammlung.